2020 AAO Award Winners

26 Jun 2020 1:06 PM | MacKenzie Gott (Administrator)

The AAO Awards Committee consisting of Jean Dryden, Matt Szybalski, David  Sharron, and Rodney Carter – were pleased and honoured to announce the winners  of the 2020 AAO Awards at the AAO’s AGM held on June 25th, 2020. 

JAMES J. TALMAN AWARD – ANNA ST. ONGE

The James J. Talman Award was named after the second Archivist of Ontario, who  served from 1935 to 1939. He subsequently served as Chief Librarian for the  University of Western Ontario until 1969. The Award is given to individuals who  have demonstrated an outstanding level of imagination and innovation in  contributing to the profession, their institution, or the archival community, or who  have challenged conventional thinking about archival work. 

This year, our first Talman Award is presented to Anna St. Onge.  Anna is the Director of Digital Scholarship Infrastructure at York University  Libraries. Prior to taking on this role, she was the Digital Projects and Outreach  Archivist at York’s Clara Thomas Archives & Special Collections.   As Director of Digital Scholarship Infrastructure, she is establishing the  infrastructure that supports digital scholarship, including collaboration, access, data  curation and long‐term preservation solutions, digital pedagogy, rights  management, and research dissemination. In this capacity, she is leveraging her  considerable archival experience to develop strategies, policies and processes  around the management and use of digital records, and by extension is raising  awareness of what archivists have to offer beyond the strict confines of the archives.  According to her nominators, Anna’s work has shown how integral the archives are  to the digital work that is ubiquitous in libraries and that notions of discovery,  dissemination and preservation need to be considered using an archival lens. Anna’s  influence is true to her characteristic grassroots nature, where she has tirelessly  participated in meetings to ensure that archival viewpoints are heard and integrated  into functional requirements. Her work in this capacity is described as  “transformative” and that her being “at the leading edge of organizational change  within the libraries [has been] truly innovative as [she] challenges conventional  thinking about archival work and she has made archival practice inseparable from  digital librarianship at York University Libraries.”  

In her work at York University and beyond it, Anna is, as her nominators write,  “generous with her time and knowledge, and imaginative and collaborative in her  approach. Anna has become a visionary and a champion of what the potential of  archives can be for future generations…” Further, they write that she “has  repeatedly used her position and voice within the profession to push important  questions forward. She has provided achievable ways of weaving values rooted in  equity, inclusion, reconciliation and the upholding of human rights into the  evolution of our practice.”  

While her nominators note that Anna would be the first to state she does not do her  work alone, her work is exemplified by courage, commitment, integrity, generosity,  and leadership. She never hesitates to step up to take on difficult work, to speak out  when required, and never fails to support and uplift those she works alongside,  without seeking recognition for doing so.  

For her innovative work in bringing archival theories and methodologies to digital  scholarship and for her continuing efforts to put challenging ideas and beliefs into  action, we are thrilled to present Anna St. Onge with the James J. Talman Award. 

JAMES J. TALMAN AWARD – PAULETTE DOZOIS

The second Talman Award for 2020 is being awarded to Paulette Dozois.  Paulette is currently Senior Lead Archivist/Block Review Team Leader in the Public  Services Branch of Library and Archives Canada. She will be retiring this year, after  forty‐three years at LAC, during which time she has brought new ideas and  approaches to her own work and that of her institution. 

Throughout her career, Paulette has championed researchers’ rights and sought to  make the federal public records held by LAC open and available. Exemplifying her  innovative approach to access has been Paulette’s key role in the development and  implementation of Block Review at LAC. 

Block Review is the systematic review of blocks or series of archived government  records which incorporates a risk‐based approach that looks at both the age of the  record and the subject. It is completed by using various sampling strategies to  determine whether the records can be opened for public access under both the  Access to Information Act and the Privacy Act. The process involves identifying and  examining representative parts of the archival record and opening the records  based on the findings of the examination. 

The methodology was first developed in the early 2000s but despite early promise  being shown, the programme soon faltered. In 2010, Paulette was chosen to revive  Block Review, renewing and enhancing its methodology, and she was responsible  for cultivating the political will within LAC to ensure its success. Despite being  redeveloped during a tumultuous time at LAC, under Paulette’s leadership, the  project was able to garner early important successes and she was able to  strategically exploit these successes to ensure Block Review became a permanent  feature of LAC’s accessibility regime.  

Using sampling techniques to review large swaths of archival records, Paulette has  been successful in adapting and improving traditional archival principles in the  review of archival records to proactively open records in a fast and efficient manner,  even before researchers have a chance to ask for access. To date, Paulette and her  team have been able to open in excess of fifty million previously closed and  restricted federal government documents, opening more than 10 times the number  of records opened in a traditional manner. 

Paulette has made presentations and given workshops on the new method across  Canada and internationally and this methodology is now being considered for  adoption by a number of provincial and even international archives.  

Paulette’s nominators recount a CBC News interview from December 2015 where  LAC archivists were asked about their most unusual finds among the papers of ex‐ Prime Ministers and Paulette recounted how, while working with the Mackenzie  King Papers, she found one of his molars among the files. "I wore white gloves," she  said. The nominator continued, stating “Paulette Dozois has worked more than forty  years in the archives field. She has worn white gloves when appropriate, but more  often, she has had the gloves off as she fought to preserve Canada’s historical  records, to tell the world about them, and to get them into the hands of researchers.”   In recognition of her long career working to provide access to Federal records,  culminating in her innovative work in developing Block Review, the AAO is  delighted to present Paulette Dozois with the James J. Talman Award. 

CORPORATE AWARD – PORTSTORONTO

The AAO Corporate Award is given to organizations, corporations, or agencies of  any kind that have been particularly supportive of archives and/or the archival  community. Nominees may include: organizations that have provided significant  support to the promotion of education, publication, and/or other professional  activities; organizations that have provided significant support to the activities of a  particular institution; and organizations that have demonstrated imagination or  creativity in the use of archives. 

The AAO is pleased to present the 2020 Corporate Award to PortsToronto.  PortsToronto, formerly known as the Toronto Ports Authority and, prior to that, the  Toronto Harbour Commission, is the agency that is responsible for the management  of city’s harbour and waterfront, including Terminals 51 and 52 of the Port of  Toronto, the Outer Harbour Marina, and the Billy Bishop Toronto City Airport. The  archives of PortsToronto was founded in 1975 and contains records dating back to  the creation of the Toronto’s Harbour Trust in 1850 and the archives documents the  management and evolution of the city’s waterfront from that time to the present.  With the passing of the 1999 Canada Marine Act, the Toronto Harbour Commission  became the Toronto Port Authority and the records fell under federal jurisdiction.  While the records could have been transferred to Library and Archives Canada, it  was determined they should remain in Toronto as they still had a great deal of  administrative, legal, and historical value for the Authority and for researchers in  the city. The archives are used to determine rights and responsibilities with  developers, to assist with contaminated soil remediation and for other  environmental purposes, and for promotional purposes, historical research, and use  in exhibitions. 

In 2017, following the rebranding of the agency to become PortsToronto in 2015,  the agency’s building – and the archives’ home ‐ at 60 Harbour St was sold.  PortsToronto moved into the Queen’s Quay Terminal building but a new location  was needed for the archives. PortsToronto undertook a major renovation of storage  rooms at Terminal 52, creating a modern archival storage space, complete with  HVAC system, fire‐suppression and security systems, and additional shelving.  Archival reference is provided out of the Queen’s Quay Terminal offices.   In the words of the nominator, “Over the course of 45 years, the Toronto Harbour  Commission and PortsToronto have been keepers of a documentary legacy that  began in the mid‐19th century. It has used its archives in innovative ways that offer  corporate and public benefits. The costs of preservation and access could have been  avoided by transferring these holdings to Ottawa. Instead, PortsToronto has  ensured that these significant records remain in the region in which they were  created and are accessible to promote an understanding of the historical context  that shapes contemporary challenges facing Toronto’s waterfront.” 

For its long track record of stewardship and its recent investment in the storage of  its archives, the AAO is pleased to present PortsToronto its Corporate Award for  2020. 

The Archives Association of Ontario (AAO) is led by a committed community of volunteers from across the province. 

411 Richmond Street East, Suite 200, Toronto, ON, M5A 3S5

aao@aao-archivists.ca  |  (647) 343-3334

       `  

Powered by Wild Apricot Membership Software